©GettyImages via Canva.com
Quando uma empresa decide iniciar um projeto SAP, é comum considerar o kickoff como o grande ponto de partida. É nesse momento que as equipes se reúnem, apresentam os objetivos, discutem o cronograma e definem os próximos passos. Mas existe uma parte importante do projeto que acontece antes dessa reunião.
Antes de falar em configuração, integração, cronograma ou entregas, é preciso entender o contexto em que o projeto está inserido. Quais desafios levaram a empresa a tomar essa decisão? O que precisa mudar na operação? Quais áreas serão impactadas? E, principalmente, o que se espera alcançar ao final desse processo?
Afinal, a tecnologia não funciona de forma isolada. Ela se relaciona com processos, pessoas, dados, sistemas e diferentes áreas da empresa. Quanto melhor a empresa entender esse cenário antes da execução, mais clareza terá para tomar decisões ao longo do projeto.
Por isso, o kickoff marca o início oficial de um projeto, mas não necessariamente o seu verdadeiro começo.
1. O projeto começa antes do kickoff
O kickoff é um momento importante para alinhar equipes e apresentar o planejamento. No entanto, muitas decisões que vão orientar o projeto precisam acontecer antes dele.
Entender o motivo pelo qual a empresa está realizando aquela transformação é um desses pontos. Um projeto pode nascer da necessidade de modernizar um ambiente SAP, melhorar processos, integrar sistemas, aumentar a eficiência operacional ou preparar a empresa para uma nova fase de crescimento. Cada cenário traz necessidades diferentes e, consequentemente, exige decisões diferentes.
Por isso, algumas perguntas precisam estar claras desde o início: qual problema o projeto pretende resolver? Por que essa mudança é necessária agora? Quais áreas participarão dela? Que resultados são esperados?
Essas respostas ajudam a construir uma visão comum entre as áreas de negócio e tecnologia. Também evitam que a equipe conduza o projeto apenas pela perspectiva do sistema, sem considerar como a empresa utiliza a tecnologia no dia a dia.
Em uma transformação SAP, entender o negócio antes de definir a solução é parte da própria construção do projeto.
2. Entender os processos antes de pensar em como eles serão transformados
Uma mudança de sistema também é uma oportunidade para olhar para os processos que sustentam a operação. Antes de definir como determinada atividade deverá funcionar no futuro, é importante entender como ela acontece hoje.
Como as atividades são realizadas? Quais áreas participam? Onde as informações são geradas? Como elas circulam entre os diferentes envolvidos? Existem etapas manuais ou atividades que dependem de controles paralelos?
Esse levantamento pode revelar situações que nem sempre aparecem quando se olha apenas para o sistema. Um processo pode estar documentado de uma maneira, por exemplo, mas a equipe pode executá-lo de outra no dia a dia. Também podem surgir informações descentralizadas, atividades manuais que consomem tempo e etapas que já não fazem sentido para a operação.
Por isso, mapear processos não deve ser apenas um exercício de documentação. É uma forma de entender o funcionamento da empresa e decidir quais processos continuarão iguais, quais exigem ajustes e quais a equipe deverá transformar durante o projeto.
Essa análise também ajuda a evitar um problema comum em transformações tecnológicas: levar para um novo ambiente as mesmas dificuldades que já existiam no anterior. A tecnologia pode apoiar a mudança, mas é o entendimento do processo que ajuda a definir onde essa mudança realmente precisa acontecer.
3. Mapear dependências ajuda a entender o projeto como um todo
Em uma empresa, poucos processos funcionam de maneira independente. O ambiente SAP costuma estar conectado a outros sistemas, bases de dados, integrações, fornecedores e áreas internas. Por isso, uma decisão tomada em uma frente do projeto pode gerar consequências em outras.
Considere, por exemplo, um processo que depende da troca de informações entre o SAP e outro sistema utilizado pela operação. Uma alteração nesse processo pode exigir mudanças na integração, ajustes nos dados ou validações com outra área. Se a equipe identificar essa dependência apenas durante a execução, ela pode impactar o planejamento e criar uma necessidade que ninguém havia previsto.
Mapear essas relações antecipadamente ajuda a dimensionar melhor o projeto e dá visibilidade aos pontos que as equipes precisam considerar nas decisões.
Entre eles estão os sistemas que precisam se comunicar com o SAP, a qualidade e disponibilidade dos dados, os processos compartilhados entre áreas, as dependências de fornecedores e parceiros e os requisitos relacionados à segurança e à governança.
Quanto maior a complexidade do ambiente, mais importante é ter essa visão integrada. Isso não significa tentar prever todos os problemas que podem acontecer. Significa conhecer as principais conexões do projeto para que as equipes possam avaliar seus impactos e tomar decisões com mais informação.
4. Identificar riscos antes que eles afetem o andamento do projeto
Riscos fazem parte de qualquer projeto. A questão não é eliminar completamente todas as possibilidades de problema, mas identificar o que pode comprometer o andamento da iniciativa e definir como a equipe vai acompanhar cada situação.
Alguns riscos são mais evidentes, como uma dependência técnica, uma integração ainda não definida ou uma decisão que precisa da aprovação de outra área. Outros podem estar relacionados a aspectos menos visíveis, como dados inconsistentes, processos pouco documentados ou a indisponibilidade de pessoas que possuem conhecimento importante sobre determinada operação.
Também existem riscos relacionados à própria governança do projeto. Quando uma decisão não tem um responsável claro, por exemplo, uma atividade pode ficar parada enquanto diferentes pessoas tentam definir quem deve aprová-la.
Identificar essas situações no início permite trabalhar sobre elas enquanto ainda existe espaço para ajustar o planejamento. Em alguns casos, pode ser necessário envolver uma área, revisar uma premissa, antecipar uma decisão ou avaliar uma alternativa.
Essa antecipação não elimina os riscos, mas reduz a possibilidade de a equipe percebê-los apenas quando já estiverem afetando a execução. Em projetos que envolvem processos críticos para a operação, essa diferença pode ser importante.
5. Definir responsabilidades ajuda o projeto a avançar
Projetos SAP normalmente envolvem profissionais de diferentes áreas, conhecimentos técnicos e níveis de decisão. Por isso, definir as atividades do projeto é apenas uma parte do planejamento. Também é necessário estabelecer quem participa de cada etapa e quem é responsável pelas decisões.
Quem fornece determinada informação? Quem valida? Quem aprova? Quem deve ser consultado quando existem diferentes alternativas? Quem acompanha o impacto de uma decisão sobre a operação?
Sem essa clareza, situações relativamente simples podem levar mais tempo do que o necessário. Uma validação pode ficar parada porque ninguém sabe quem deve respondê-la, uma decisão pode passar por diferentes níveis de aprovação ou a equipe pode precisar refazer uma atividade porque as expectativas não estavam alinhadas.
Ter responsabilidades bem definidas não significa centralizar o projeto. Pelo contrário. A clareza sobre os papéis permite que cada área saiba onde precisa participar e quais decisões dependem dela. Também contribui para aproximar tecnologia e negócio, especialmente em projetos nos quais as mudanças no sistema estão diretamente relacionadas à forma como a operação funciona.
Quando as pessoas sabem qual é sua responsabilidade e têm visibilidade sobre as decisões que precisam tomar, o projeto ganha mais condições de avançar de forma organizada.
6. Definir o que significa sucesso antes de começar
Outra discussão que merece espaço antes da execução é definir o que será considerado sucesso. Concluir as entregas previstas é importante, mas isso não necessariamente significa que o projeto alcançou o resultado esperado pelo negócio. A equipe pode concluir uma implementação dentro do cronograma e, ainda assim, não alcançar a melhoria esperada em determinado processo.
Por isso, vale estabelecer desde o início quais resultados serão acompanhados. Dependendo do objetivo do projeto, esses critérios podem estar relacionados à eficiência de um processo, à redução de atividades manuais, à qualidade das informações, à integração entre sistemas ou à preparação da empresa para novos desafios.
O ponto principal é que esses objetivos precisam estar claros para que possam orientar as decisões durante o projeto e, também, servir como referência depois da implementação.
Portanto, não basta perguntar se todas as entregas foram concluídas. É preciso olhar para o que aconteceu depois delas:
O processo ficou mais eficiente? As informações passaram a ser mais confiáveis? A operação ganhou capacidade? As áreas passaram a trabalhar de forma mais integrada?
É a partir dessas respostas que se torna possível avaliar o impacto real de uma transformação.
O que acontece antes também faz parte do projeto
Grande parte do trabalho que sustenta um projeto SAP acontece antes de sua execução começar. É nesse período que a empresa e a equipe responsável pela iniciativa buscam entender o contexto, analisar processos, identificar dependências, avaliar riscos, definir responsabilidades e estabelecer os resultados que pretendem alcançar.
Nem sempre esse trabalho é percebido por quem acompanha o projeto de fora. Ainda assim, ele influencia decisões que aparecerão ao longo de toda a implementação.
Isso não significa que tudo precise estar definido antes do kickoff. Projetos complexos naturalmente exigem ajustes à medida que novas informações aparecem. O objetivo de uma boa preparação não é eliminar essas mudanças, mas criar uma base mais consistente para lidar com elas.
Quando existe clareza sobre o cenário atual, os objetivos do negócio e os principais pontos de atenção, fica mais fácil avaliar caminhos, priorizar decisões e conduzir o projeto de acordo com as necessidades da operação.
Por isso, antes da tecnologia, existe o contexto. E entender esse contexto é uma das primeiras decisões de um projeto que pretende gerar resultado para o negócio.
O kickoff marca o início oficial. Mas a construção do projeto começa antes.
Seu próximo projeto SAP começa antes da tecnologia.
Conte com o Grupo LPJ para entender o seu cenário, avaliar os desafios da operação e construir uma estratégia adequada aos objetivos do negócio.
Fale com nossos especialistas e comece a planejar seu próximo projeto SAP.
